مدیریت، هنر است…
توسط
مدیریت در كلام ساده، افزودن بر كارایی پرسنل در مقایسه با زمانی است كه شما حضور ندارید. تحقق این امر مستلزم برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و نظارت صحیح از سوی شماست و توفیق در فرایند مذكور ممكن نیست مگر با آگاهی از هدف، شناخت ابزار بالقوه، تعیین كاستی‌ها و ارائه تدابیر لازم جهت فراهم آوردن آن كاستی‌ها.
گام نخست این است كه كشف كنید به كدامین مقصد رهسپار شوید یا چه امری را به انجام برسانید. چنانچه با گروهی مواجه هستید كه همه با هم در یك جهت در حركتند هرگز تلاش نكنید بلافاصله سد راهشان شوید. اگر به شما تاكید بر بازدهی ضعیف این گروه شده باشد، مسئولیت شما بهبود این بازده خواهد بود و اگر گلایه‌هایی درباره كیفیت پائین یا خدمات‌رسانی نارسا دریافت كرده باشید، آنگاه وظیفه شما، نشانه گرفتن دقیق این معضلات خواهد بود. همین كه هدف را یافتید آنگاه آن را با گروه در میان بگذارید و چه بهتر كه در یك ملاقات كوتاه و در صبح اولین روز كارتان این اتفاق بیافتد؛ همه كاركنان را یك جا گردهم آورید، به یك معرفی كوتاه از خودتان بسنده كنید، واضح است همه آنها شما را به عنوان یك سرپرست می‌شناسند، پس نیاز به خاطر نشان كردن آن نخواهد بود.
از علت حضورتان برایشان بگوئید مثلا اینكه: «مدیر پیشین ارتقاء پیداكرده» یا «به دلیل بسط گروه، شركت لازم دیده تا آن را به بخش‌های كوچكتر با مدیران مستقل تقسیم نماید».
اكنون زمان مطرح نمودن هدف است (به خاطر داشته باشید می‌توانید بعدها این هدف را تغییر دهید اما به هر حال اطلاع كاركنان از برنامه شما ضروری است) مثلا می‌گوئید: «از آن جا كه گروه شما كار مهمی در تشكیلات برعهده دارد، قصد من این است كه از روند كاری شما آگاه شوم و هر آنچه در توان دارم صرف كمك به ادامه راه شما نمایم» یا «البته كه نرخ بازده این گروه مناسب است اما قصد داریم این بازده را تا حدی افزایش دهیم كه مایه افتخار تشكیلات گردد».
در خاتمه جلسه تاكید كنید كه شخصا با تك‌تك كاركنان به منظور گفتگو درباره برنامه‌ها با طرح جزئیات، گرفتن اطلاعات و پاسخ‌گویی به سوالات آنها ملاقات‌هایی خواهید داشت.
● كارمندانتان را بشناسید
چنانچه پیش از تصدی مدیریت، یك دوره كاری را در شركت سپری كرده باشید بعید نیست كارمندانی كه همینك مدیریت بر آنها را پذیرفته‌اید، بشناسید. در غیر اینصورت از خارج شركت برای مدیریت این گروه به استخدام درآمده‌اید. با این قدم آغاز كنید كه آنها را فرد به فرد بشناسید. حتی اگر چندین سال با آنها كار كرده باشید باز هم كسب شناخت بیشتر ارزشمند خواهد بود. شما در مقام یك مدیر از آنها چیزهایی می‌آموزید كه هرگز به عنوان یك همكار از آنها آگاه نمی‌شوید.
كارمندان شما گرانبهاترین منابع و نیز دشوارترین افراد برای راهبری شدن به شمار می‌روند. در عین حال ارضا كننده‌ترین امور اگر به نحو احسن بر آن فائق آیید همین نوع مدیریت است.
از آن جهت كه این نخستین موقعیت مدیریتی برای شماست، گروهی كه تحت راهبری شما قرار می‌‌گیرند نیز احتمالا چندان گسترده نیست كه نتوانید اختصاصا با هر یك از افراد ملاقات داشته باشید.
● ملاقات‌هایی ترتیب دهید
محل ملاقات بسته به شركت،نوع فعالیت و ترجیح خود شما می‌تواند در دفتر كار شما، اتاق كنفرانس یا كافی‌شاپ آن سوی خیابان باشد.
نكته حائز اهمیت این است كه فضا به گونه‌ای آرام باشد كه كارمندان آزادانه قادر به سخن گفتن باشند. و هر دو طرف به سهولت صدای یكدیگر را بشنوند. این گونه ملاقات‌ها معمولا از روی برنامه قبلی است ولی در صورت ضرورت هنگام بروز مشكل نیز انجام می‌شود.
● موضوع صحبت
▪ طی ملاقات سه موضوع زیر را در نظر داشته باشید:
۱) كارمند را از لحاظ فردی بشناسید
۲) درباره شیوه هماهنگ شدنش با برنامه‌تان توضیح دهید
۳) به سوالاتش پاسخ دهید
لازم است ویژگی‌های شخصی هر فرد را بشناسید اینكه چه چیزی در آنها نكته متمایز است؟ در كارشان به چه نكته‌ای علاقمندند؟ یا علاقمند نیستند؟ اهداف حرفه‌ای بلندمدت و كوتاه مدت هر یك چه می‌باشد؟ تمایل به ملاحظه چه تغییراتی در كارشان دارند؟ از چه تغییراتی جلوگیری می‌نمایند؟
اطمینان حاصل كنید كه شما به هر آنچه می‌گوئید توجه نماید ولی هر آن چه می‌خواهند لزوما روی نمی‌دهد.
پس از آگاهی از ویژگی‌های مورد نظر، برایشان از اینكه چگونه با برنامه‌های شما هماهنگ و سازگار شوند صحبت نمائید. اگر تصمیمی بر ایجاد تغییر اتخاذ نكرده‌اید به آنها بگوئید. اگر قرار است آنها را به كار دیگری بگمارید، حتما با ذكر دلیل در جریان قرارشان دهید.
سرانجام به تمامی سوالات كارمندان پاسخ دهید. خوب است اگر نمی‌دانید بگوئید نمی‌دانم، اگر قادر به كاری نیستید بگوئید نمی توانم. تا حد امكان صریح و صادق باشید. با این شیوه، ارتباطی مبتنی بر اعتماد را پایه‌گذاری می‌نمائید كه بی‌هیچ تردید به تسهیل جریان كاری در آینده كمك خواهد كرد.
دپارتمان تحقیق و توسعه (R&D)
گروه مشاوران مدیریت فراسو
